Allgemeine Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen

der Humboldt Carré Konferenz GmbH („HCK“) | Behrenstraße 42 | 10117 Berlin
eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Charlottenburg unter HRB 127514
Geschäftsführer Dr. Jörg Haas, Ludwig Frede | T +49 (0) 30 20 144 85 0 | F +49 (0) 30 20 144 85 110
info@humboldtcarre.de | www.humboldtcarre.de

I. Geltungsbereich
1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen der HCK zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc. sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen der HCK. Teilweise vermittelt HCK den Kontakt zu Dritten, z.B. Lichttechnik, Künstlern und anderen Unterhaltern für eine Veranstaltung. Es obliegt allein dem Kunden, einen Vertragsschluss mit diesen Personen herbeizuführen. Eine Haftung wird insoweit nicht durch die HCK übernommen.
2. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen so - wie die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der HCK, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB abgedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist.
3. Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

II. Vertragsabschluss, -Partner, Haftung
1. Ein Vertrag zwischen HCK und Kunden kommt grundsätzlich erst durch die Annahme in Textform des Antrags des Kunden durch HCK zustande. Alternativ kann HCK dem Kunden ein verbindliches Angebot unterbreiten, welches innerhalb der im Angebot aufgeführten Bindefrist angenommen werden kann.
2. HCK haftet mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns für seine Verpflichtungen aus dem Vertrag. Der Kunde ist verpflichtet, das Ihm zumutbare beizutragen, um Störungen zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten. Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, HCK rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.

III. Leistungen, Preise, Zahlung, Aufrechnung
1. HCK ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und von HCK zugesagten Leistungen zu erbringen.
2. Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommene Leistungen vereinbarten bzw. üblichen Preise von HCK zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden veranlasste Leistungen und Auslagen von HCK an Dritte, insbesondere auch für Forderungen von  Urheberrechteverwertungsgesellschaften.
3. Die vereinbarten Preise verstehen sich inklusive der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung vier Monate und erhöht sich der von HCK allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann der vertraglich vereinbarte Preis angemessen – höchstens jedoch um 5% – erhöht werden.
4. Rechnungen von HCK ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. HCK ist berechtigt, aufgelaufene Forderungen jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen. Es gelten die gesetzlichen Verzugsregeln.
5. HCK ist berechtigt, jederzeit eine angemessene Vorauszahlung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag schriftlich vereinbart werden.
6. Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer Forderung von HCK aufrechnen oder mindern.

IV. Rücktritt des Kunden (Abbestellung, Stornierung)
1. Sofern zwischen HCK und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche der HCK auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn nicht rechtzeitig innerhalb des vereinbarten Termins die Rücktrittserklärung des Kunden schriftlich bei HCK eingeht. Es gelten im Übrigen die nachfolgenden Ziffern 2-4.
2. Ein kostenfreier Rücktritt des Kunden von dem mit HCK geschlossenen Vertrag bedarf grundsätzlich der schriftlichen Zustimmung von HCK und setzt die anderweitige Vermietung voraus. Wird die Zustimmung von HCK nicht erteilt, löst ein Rücktritt des Kunden eine Entschädigungsgebühr bezogen auf Cateringleistungen und sämtliche sonstigen vereinbarten Einzelleitungen wie folgt aus:
· Bis 12. Wochen vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 25% für sämtliche sonstigen Leistungen und bezogen auf Cateringleistungen 0%.
· Ab der 12. Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 35% und bezogen auf Cateringleistungen 0%.
· Ab der 10. Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 50% und bezogen auf Cateringleistungen 0%.
· Ab der 8. Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 60% und bezogen auf Cateringleistungen 35%.
· Ab der 6. Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 75%und bezogen auf Cateringleistungen 35%.
· Ab der 4. Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 95% und bezogen auf Cateringleistungen 50%.
· Bis 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn beträgt die Entschädigungsgebühr 95% und für Cateringleistungen 80%.
· Innerhalb der letzten Woche beträgt die Entschädigungsgebühr für alle Leistungen (Catering und sonstige Leistungen) 97%.
3. Abs. 2 gilt nicht bei Verletzung der Verpflichtung von HCK zur Rücksichtnahme auf Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Kunden, wenn diesem dadurch ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist oder ihm ein sonstiges gesetzliches oder vertragliches Rücktrittsrecht zusteht.
4. Die Berechnung der Cateringleistungen bei Stornierung erfolgt nach der Formel:
Menü- bzw. Buffetpreis der Veranstaltung multipliziert mit der Teilnehmerzahl zzgl. 15,- Euro Getränkepauschale/Person. Wurde für das Menü bzw. Buffet noch kein Preis vereinbart, wird das preiswerteste 3-Gang-Menü des jeweils gültigen Veranstaltungsangebotes zugrunde gelegt zzgl. 15,- Euro Getränkepauschale/Person. Sofern eine Tagungspauschale je Teilnehmer vereinbart wurde, so wird bei einer Stornierung die Tagungspauschale multipliziert mit der vereinbarten Teilnehmerzahl zugrunde gelegt.
5. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist.

V. Rücktritt der HCK
1. Sofern ein kostenfreies Rücktrittsrecht des Kunden innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich vereinbart wurde, ist HCK in diesem Zeitraum ebenfalls berechtigt vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage von HCK auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.
2. Wird eine vereinbarte oder oben gemäß Klausel III Nr. 5 verlangte Vorauszahlung nicht geleistet, so ist das HCK ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
3. Ferner ist HCK berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurückzutreten, beispielsweise falls:
a. höhere Gewalt oder andere von HCK nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen;
b. Veranstaltungen unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. des Kunden oder Zwecks, gebucht werden;
c. HCK begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen von HCK in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich von HCK zuzurechnen ist;
d. ein Verstoß gegen I. Abs. 2 vorliegt.
4. Bei berechtigtem Rücktritt von HCK besteht kein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.

VI. Änderungen der Teilnehmerzahl und der Veranstaltungszeit
1. Eine Änderung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss spätestens fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn HCK mitgeteilt werden; sie bedarf der schriftlichen Zustimmung von HCK.
2. Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl durch den Kunden um maximal 5% wird von HCK bei der Abrechnung anerkannt. Bei darüber hinausgehenden Abweichungen wird die ursprünglich vereinbarte Teilnehmerzahl abzüglich 5% zugrunde gelegt.
3. Im Fall einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.
4. Bei Abweichungen der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist HCK berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen, es sei denn, dass dies dem Kunden unzumutbar ist.
5. Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und stimmt HCK diesen Abweichungen zu, so kann HCK die zusätzliche Leistungsbereitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, HCK trifft ein Verschulden.

VII. Sonstige Gewerbebetreibende
Ohne schriftliche Einwilligung der HCK, darf der Kunde keine Gewerbebetreibenden (Fotografen, Blumenverkäufer, Schausteller, Zeitungshändler usw.) zu seinen Veranstaltungen bestellen.

VIII. Technische Einrichtungen und Anschlüsse
1. Soweit HCK für den Kunden auf dessen Veranlassung technische und sonstige Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und auf Rechnung des Kunden.
2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Stromnetzes der HCK bedarf der schriftlichen Zustimmung. Durch die Verwendung dieser Geräte auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen der HCK gehen zu Lasten des Kunden, soweit HCK diese nicht zu vertreten hat. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf HCK pauschal erfassen und berechnen.
3. Der Kunde ist mit Zustimmung von HCK berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann HCK eine Anschlussgebühr verlangen.
4. Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Kunden geeignete der HCK ungenutzt, kann eine Ausfallvergütung berechnet werden.
5. Störungen an von HCK zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit sofort beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit HCK diese Störungen nicht zu vertreten hat.

IX. Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen
1. Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Humboldt Carré. HCK übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschaden, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz von HCK.
2. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den brandschutztechnischen Anforderungen zu entsprechen. HCK ist berechtigt, einen entsprechenden behördlichen Nachweis zu verlangen. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so ist HCK berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit HCK abzustimmen.
3. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Unterlässt dies der Kunde, darf HCK die Entfernung und Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann HCK für die Dauer des Verbleibs eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist.

X. Haftung des Kunden für Schäden/Pflichten des Kunden
1. Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe von allen zur Verfügung gestellten Gegenständen und Einrichtungen. Er stellt HCK von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei. Der Kunde haftet für alle Schäden am Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihm selbst
verursacht werden.
2. HCK kann vom Kunden die Stellung angemessener Sicherheiten (z.B. Versicherungen, Kautionen, Bürgschaften) verlangen.
3. Der Kunde ist verpflichtet, die von ihm beauftragten Künstler, Musikbands oder Diskjockeys, inklusive einer musikalischen Hintergrundbeschallung der GEMA zu melden, sowie die daraus resultierenden GEMA-Gebühren abzuführen. Die HCK wird Veranstaltungen, die einer entsprechenden Meldepflicht unterliegen, der GEMA anzeigen und dieser Anschrift des Veranstalters und Art der Veranstaltung mitteilen.
4. Der Kunde versichert, dass die Art und Thema seiner Veranstaltung nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung, die Sittengesetze und die Gesetze zum Schutz der Jugend verstoßen. Der Kunde trägt das Risiko behördlicher Erlaubnis hinsichtlich seiner Person und der Art der Veranstaltung. Der Kunde ist verpflichtet, die öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Voraussetzungen für die Durchführung der Veranstaltung zu schaffen und wird der HCK auf Anfordern entsprechende Nachweise vorlegen.
5. Die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Ordnung, vor allem in den Konferenzbereichen, in allen Zugängen, auf allen Nebennutzflächen obliegt dem Kunden vor, während und nach der Veranstaltung. Der Kunde trägt alle dafür erforderlichen Vorkehrungen wie insbesondere Aufsichtspersonal, Feuerwehr, Sanitäter.
6. Anlieferungen des Kunden an die Adresse der HCK sind grundsätzlich frühestens einen Tag vor dem Tag des Veranstaltungsbaus möglich und müssen im Vorhinein mit HCK im Detail abgesprochen und schriftlich angezeigt sein. HCK nimmt in diesen Fällen die Lieferung entgegen und sorgt für eine angemessene Lagerung im Rahmen der zur Verfügung stehenden Lagerkapazitäten, übernimmt jedoch für Beschädigung oder Verlust keine Haftung, es sei denn HCK handelt vorsätzlich oder grob fahrlässig.

XI. Schlussbestimmungen
1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags, der Vertragsannahme oder dieser Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen müssen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz von HCK.
3. Ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr der Sitz von HCK. Sofern ein Vertragspartner die Voraussetzung des §38 Abs. 2 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der Sitz von HCK.
4. Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts und des Kollisionsrechts ist ausgeschlossen.
5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.